Dokumentacja pracownicza i akta osobowe w 2019 r. i 2020 r. – kompendium

Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzono rewolucyjne modyfikacje w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Dokonano tego na mocy:

• ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357), mającej na celu ułatwienie przechowywania akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców oraz zmniejszenie skali obciążeń pracodawców z tym związanych,
• rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369).

Poniższy tekst opisuje najważniejsze aspekty związanie z dokumentacją pracowniczą i aktami osobowymi,

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

W aktualnym stanie prawnym, w zależności od daty zatrudnienia poszczególnych osób, różny jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Szczegóły przedstawia poniższa tabela:

Data zatrudnienia osoby, dla której prowadzona jest dokumentacja związana z zatrudnieniem:	Okres przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem
przed 1 stycznia 1999 r.	50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy
po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., gdy za zatrudnionego nie złożono raportu ZUS RIA	50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy
po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., gdy za zatrudnionego złożono raport ZUS RIA	10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny ZUS RIA został złożony, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres
po 31 grudnia 2018 r.	10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres.

10-letni okres przechowywania omawianej dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo w którym złożono raport informacyjny ZUS RIA (dotyczy pracowników zatrudnionych między 1999 r. a 2019 r.). Oznacza to, że zakład pracy nie musi liczyć wskazanego okresu oddzielnie dla każdego zatrudnionego, gdyż zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.

Procedura skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Do skrócenia okresu przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem za osoby zatrudnione w okresie 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. wymagane jest:

Krok 1. Przekazanie do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW)

W dokumencie tym oświadcza się, że przekaże się raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to można złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to dobrowolna decyzja. Można także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Krok 2. Złożenie raportu ZUS RIA

Po złożeniu oświadczenia ZUS OSW, płatnik powinien przekazać do organu rentowego raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego.

Raport składa się za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Termin na jego złożenie związany jest z terminem zakończenia pracy przez pracownika i wyrejestrowania go z ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli płatnik złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów ZUS RIA i go nie odwoła – wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinien zostać przekazany:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.

Dodatkowo zakład pracy ma obowiązek:

• przekazać ZUS RIA pracownikowi zwolnionemu w formie papierowej,
• po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.

Raport informacyjny można złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa z 10 stycznia 2018 r. uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

• umowy zlecenia,
• umowy agencyjnej,
• innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

O formularzach ZUS OSW i ZUS RIA pisaliśmy obszernie w artykule: ZUS OSW i ZUS RIA w pytaniach i odpowiedziach.

Co się stanie, jeśli pracodawca zadeklaruje złożenie raportów, a tego nie zrobi?

W takim przypadku zakład pracy przede wszystkim będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez dotychczasowy okres 50 lat. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania nie jest sama deklaracja, ale faktyczne złożenie raportu informacyjnego za każdego pracownika.
Ponadto, pracodawca, który zadeklaruje składanie raportów, a tego nie zrobi, naraża się na sankcje przewidziane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (karę grzywny do 5000 zł.)
Należy przy tym pamiętać, że złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów jest dobrowolne, możliwe do złożenia w dowolnym czasie i może zostać cofnięte do momentu złożenia pierwszego raportu.

Skąd pracownik zatrudniony po 1998 r. dowie się, ile będzie przechowywana jego dokumentacja?

Jeżeli pracownik zostanie zatrudniony po 31 grudnia 2018 r., po zakończeniu pracy u danego pracodawcy otrzyma wraz ze świadectwem pracy informację o:
– okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

– możliwości odbioru dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania,

– zniszczeniu jego dokumentacji, jeżeli jej nie odbierze w wyznaczonym terminie.

Ww. informację o dokumentacji pracowniczej należy dołączać do świadectw pracy wyłącznie pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. Wątek ten rozwinęliśmy w artykule zatytułowanym: Świadectwo pracy w 2019 r. – wzór i zasady wystawiania oraz informacja o dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli pracownik zatrudniony od 1 stycznia 1999 r., a przed 1 stycznia 2019 r. nie otrzymał żadnej informacji od ZUS ani pracodawcy dotyczącej okresu przechowywania, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 lat od daty zakończenia stosunku pracy.

Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na składanie raportów informacyjnych ZUS RIA, to pracownik, który został zatrudniony w ww. okresie, otrzyma po zakończeniu pracy kopię przekazanego za niego raportu informacyjnego oraz otrzyma informację o:
1) okresie przechowywania dokumentacji;
2) prawie do odbioru dokumentacji po upływie okresu przechowywania;
3) prawie do uzyskania kopii dokumentacji.

W sytuacji gdy pracownik zatrudniony w okresie: 1999-20018 już nie pracuje u danego pracodawcy, dowie się o złożeniu za niego raportu informacyjnego i skróceniu okresu przechowywania dokumentacji z informacji o stanie konta ubezpieczonego lub z rocznego obliczenia podatku przysyłanych co roku przez ZUS.

Zmiany w sposobie prowadzenia akt osobowych

W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przewidziano podział akt osobowych na 4 (w miejsce funkcjonujących do końca 2018 r. trzech) części obejmujące:

• etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych),
• etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych),
• etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych), oraz
• wyodrębnioną część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych).

Oznaczenie wyodrębnionej części akt osobowych	Rodzaje dokumentów przechowywanych w danej części akt
Część A	·         oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także ·         skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy), które pracownik przedkłada pracodawcy przed nawiązaniem stosunku pracy (chodzi tu o badanie „przenoszone” od poprzedniego pracodawcy czyli z poprzedniego okresu zatrudnienia albo wstępne, na które pracownik został skierowany w związku z przyjęciem do pracy)
Część B	oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy), c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę, d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924), e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: – z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy), – z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy), – z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, f) potwierdzenie poinformowania pracownika: – o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy), – o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy), – o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy), g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy), h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy), k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych, l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy), m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy), o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy), p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy), q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy), r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: – wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), – okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy), s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy), t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy), u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania, v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy Uwaga: W części B przechowuje się dokumenty dotyczące badań: •                     okresowych i kontrolnych wykonywanych już podczas zatrudnienia oraz •                     wstępnych wykonanych przez pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy lub innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe
Część C	oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym: a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy), d) kopię wydanego świadectwa pracy, e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy), g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy)
Część D	odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu

Katalog oświadczeń i  dokumentów gromadzonych i przechowywanych w  części B oraz części C akt osobowych jest przykładowy i  ma charakter otwarty.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie składanych dokumentów poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.  Oryginały dokumentów przedkłada się pracodawcy do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

W aktach osobowych można przechowywać oryginały dokumentów, które pracodawca sam sporządza, np. egzemplarz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy o zakazie konkurencji.

Sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej różni się w zależności głównie od daty zatrudnienia pracownika:

Pracownicy, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r.

W ich przypadku zakłady pracy nie muszą niczego zmieniać w aktach osobowych. Jednak w ciągu 12 miesięcy a więc do 31 grudnia 2019 r. należy dostosować warunki  przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do wymogów wynikających z § 8 przywołanego wyżej rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. W myśl tego przepisu, pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r., których stosunek pracy trwa w dniu wejścia w życie nowych przepisów

W ich przypadku:

– dokumentacja zgromadzona do końca 2018 r. pozostaje „po staremu” (nie musimy więc np. przekładać dokumentów zgromadzonych do końca 2018 r. czy zakładać dla nich części D), niemniej jednak pracodawcy mogą dostosować tę dokumentację do zasad wynikających z § 2-6 nowego rozporządzenia,

– dokumentacja gromadzona od 1 stycznia 2019 r. musi być prowadzona już zgodnie z nowymi przepisami co oznacza, że przykładowo dokumenty dotyczące nałożonej w styczniu 2019 r. kary porządkowej powinny zostać umieszczone w nowej części D akt osobowych.

Do ewidencji czasu pracy prowadzonej dla danego pracownika w dniu 1 stycznia 2019 r. trzeba stosować przepisy obowiązujące przed tym dniem. Do kolejnych ewidencji czasu pracy prowadzonych dla tego pracownika należy stosować już nowe regulacje.

Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 r.

W ich przypadku dokumentacja pracownicza musi już być prowadzona w całości według nowych reguł.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

b) wnioski pracownika dotyczące:

c) dokumenty związane:

– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),

– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ Kodeksu pracy),

– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

d) zgoda:

– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),

– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);

4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237⁶ i art. 237⁷ Kodeksu pracy).

Grupowanie, chronologia, numeracja oraz wykaz dokumentów

Tak jak do końca 2018 r., oświadczenia lub dokumenty mają być przechowywane w  porządku chronologicznym oraz numerowane, przy czym każda z  części akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w  niej oświadczeń i  dokumentów. Dotyczy to zarówno akt osobowych prowadzonych w  postaci papierowej jak również elektronicznej.

Dodatkowo w  nowym rozporządzeniu przewidziano możliwość podzielenia części A, B i  C akt osobowych na mniejsze części, tak aby można było przechowywać w  nich oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie (np. część A1 – dokumenty przedłożone w  związku z  ubieganiem się o  zatrudnienie, część A2 – skierowania na badania lekarskie i  orzeczenia lekarskie, część B1 – dokumenty związane z  nawiązaniem stosunku pracy, część B2 – potwierdzenia zapoznania się pracownika z  dokumentami, część C1 – oświadczenia o  rozwiązaniu stosunku pracy, część  C2 – wnioski o  sprostowanie lub uzupełnienie świadectwa pracy itd.). W  przypadku skorzystania z  tej możliwości, przechowywanie w  porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów będzie dotyczyło każdej części.

Z uwagi na specyfikę części D, ustawodawca przewiduje w  tym przypadku możliwość jej podziału na mniejsze części dotyczące nałożenia określonej kary, które nastąpiło bądź na podstawie przepisów Kodeksu pracy o  odpowiedzialności porządkowej, bądź np. przepisów ustawy o  służbie cywilnej o  odpowiedzialności dyscyplinarnej. W  tym przypadku przechowywanie w  porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów będzie dotyczyło każdej części, dotyczącej danej kary. Pracodawca musi monitorować okres umożliwiający przechowywanie dokumentu dotyczącego nałożenia danej kary, celem jego usunięcia z  części D akt osobowych, z  upływem okresu zatarcia kary. Wówczas proponuje się, aby usunięciu podlegała cała część dotycząca danej kary, a  pozostałym częściom dotyczącym innych kar, proponuje się przyporządkować następujące po sobie numery.

Elektronizacja akt

Do końca 2018 r. dokumentację pracowniczą pracodawcy mogli prowadzić tylko w formie papierowej. Od stycznia 2019 r. mają oni prawo decydować w jakiej formie chcą ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Ponadto są uprawnieni do zmiany wcześniej przyjętej formy przechowywania akt pracowniczych.

Pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą w  sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, a  także w  warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. Takie wymogi nakłada na pracodawcę art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może prowadzić i przechowywać część dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej a część w elektronicznej?

Przepisy Kodeksu pracy wprost nie odpowiadają na to pytanie. Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i  przechowywanie w  postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w  sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika. Pracodawca jest także obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w  sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność. Wydaje się zatem, że przy zachowaniu powyższych wymogów ustawowych, możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w  różnych postaciach, np. akta osobowe pracownika mogłyby być przechowywane w  postaci elektronicznej natomiast pozostała dokumentacja pracownicza, w  postaci papierowej bądź odwrotnie. Nie wydaje się natomiast możliwe jednoczesne spełnienie ww. wymogów ustawowych w  przypadku zamiaru przechowywania przez pracodawcę poszczególnych części akt osobowych pracownika w  różnych postaciach.

O zagadnieniu tym pisaliśmy także we wpisie: Część dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej a część w papierowej.

Jak powinna wyglądać procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji?

 

Krok 1. Przygotowanie odwzorowań cyfrowych (skanów) lub wydruków dokumentów

Przejście z postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną, wymaga przygotowania odwzorowania cyfrowego czyli dokumentu elektronicznego, który stanowi e-kopię dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż cyfrowa, umożliwiającą zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności dostępu do pisemnego pierwowzoru.

Proces cyfryzacji dokumentacji pracowniczej wiąże się nierozerwalnie z digitalizacją wszystkich dokumentów każdego obecnego i byłego pracownika oryginałów dokumentów, czyli przede wszystkim z ich zeskanowaniem – przy zachowaniu minimalnych wymagań technicznych określonych w załączniku do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i  Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w  sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Oto te wymagania:

Rodzaj skanowanego dokumentu	Minimalna rozdzielczość	Minimalna liczba bitów na piksel
teksty drukowane czarno-białe, w formacie A4 lub większym	200 dpi	1 bit (czarno-białe)
teksty drukowane czarno-białe, w formacie mniejszym niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość	1 bit (czarno-białe)
teksty drukowane, kolorowe, w formacie A4 lub większym	200 dpi	16 bitów (kolor)
teksty drukowane, kolorowe, w formacie mniejszym niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość	16 bitów (kolor)
rękopisy w formacie A4 lub większym	300 dpi	16 bitów (kolor)
rękopisy w formacie mniejszym niż A4	2000 pikseli na dłuższym boku lub 300 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość	16 bitów (kolor)
fotografie czarno-białe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno)	1600 pikseli na dłuższym boku	8 bitów (skala szarości) lub 24 bity (kolor)
fotografie kolorowe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno)	1600 pikseli na dłuższym boku	24 bity (kolor)

Pamiętajmy, że przepisy dopuszczają także stosowanie automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF w przypadku, gdy zastosowana kompresja nie powoduje widocznego pogorszenia jakości obrazu.

Zamiana e-dokumentacji na dokumentację papierową wymaga zaś sporządzenia odpowiedniej jakości wydruków.

Krok 2. Podpisanie dokumentacji

Każdy e-dokument powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, które potwierdzają zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej. Pracodawca może upoważnić wybraną osobę do składania w jego imieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Przy przechodzeniu z dokumentacji elektronicznej na papierową, wydruki również muszą zostać podpisane przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z e-dokumentem.

Krok 3. Poinformowanie obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

Pracodawca musi zawiadomić zarówno obecnych, jak i byłych pracowników, o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem, a także o możliwości jej odebrania w dotychczasowej postaci.

Informacje w tym zakresie:

• w przypadku obecnych pracowników należy przekazać w sposób przyjęty w zakładzie (np. udostępniając na tablicy ogłoszeń, e-mailami czy poprzez firmowy intranet),
• w przypadku byłych pracowników można wysłać na papierze za pośrednictwem operatora pocztowego (np. listem poleconym) albo osoby upoważnionej przez pracodawcę, bądź za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (np. mailowo), pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. W razie braku możliwości doręczenia informacji pisemnej, można uznać ją za doręczoną po upływie terminu wskazanego w powtórnym awizie pozostawionym przez operatora.

Krok 4. Wydanie dokumentacji w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego zażądają

Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy na elektroniczną, pracodawca musi ją wydać.

W przypadku tradycyjnej dokumentacji jej wydanie sprowadza się do przekazania oryginałów dokumentów. W odniesieniu natomiast do e-dokumentacji wydanie powinno nastąpić:

• na nośniku elektronicznym (np. USB, dysku czy płycie CD) lub
• za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, zostanie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

Powyższe wyjaśnienia odnoszą się również do członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, tj. jego:

• dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych,
• przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
• małżonka (wdowy i wdowca),
• rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających.

Krok 5. Zniszczenie nieodebranej dokumentacji

Jeśli poprzednia postać dokumentacji pracowniczej nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie, wówczas pracodawca może ją zniszczyć.

Zmiany w dokumentacji ZUS

Wraz z modyfikacjami w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem, wprowadzono szereg zmian w dokumentach zusowskich. Dotyczy to przede wszystkim:

• ZUS DRA,
• ZUS ZWUA,
• informacji miesięcznej/rocznej dla osoby ubezpieczonej.

Wspomniane zmiany przybliżyliśmy w artykułach: Nowości w dokumentacji ZUS i stosowanych w niej kodach oraz Jak wypełniać ZUS ZWUA od 2019 r. czyli po zmianach przepisów o dokumentacji pracowniczej.